INSIGHT 001
Pubblicato il 8 Luglio 2026 da Lorenzo Riccioli
Comprendere i sistemi.
Coordinare il cambiamento.
Comprendere i sistemi per coordinare il cambiamento
Perché il primo giorno di un progetto racconta molto più di qualsiasi piano
Categoria
Insights
Tempo di lettura
7 minuti
Entrare in un’organizzazione significa entrare in un sistema
Quando si pensa al lavoro di un Project Manager, l’immaginazione corre subito verso Gantt, cronoprogrammi, riunioni e dashboard.
Sono strumenti fondamentali.
Ma raramente rappresentano il punto di partenza.
Il vero lavoro comincia molto prima.
Comincia entrando in un’organizzazione.
Ogni azienda è un sistema composto da persone, relazioni, processi, abitudini, linguaggi e dinamiche che si sono costruite nel tempo.
Prima ancora di analizzare documenti o indicatori, è necessario comprendere questo sistema.
Perché nessun cambiamento può essere coordinato senza aver prima compreso il contesto nel quale dovrà svilupparsi.
Osservare prima di proporre soluzioni
Recentemente ho iniziato un progetto di riorganizzazione all’interno di una realtà del settore tecnologico.
Un ambiente dinamico, altamente competente e fortemente orientato all’innovazione.
Come accade spesso nelle aziende tech, la crescita del business procede molto rapidamente.
Non sempre, però, i processi organizzativi evolvono con la stessa velocità.
È proprio in questa distanza che iniziano a comparire inefficienze, sovrapposizioni e difficoltà di coordinamento.
Prima ancora di raccogliere dati strutturati, ho dedicato tempo all’osservazione.
Gli spazi aperti.
Le porte in vetro.
Le persone che collaborano spontaneamente.
Quelle che lavorano isolate.
Le conversazioni informali.
I piccoli gesti quotidiani.
Sono elementi che difficilmente compaiono in un organigramma, ma che raccontano moltissimo sul funzionamento reale dell’organizzazione.
Ogni organizzazione comunica continuamente, anche quando nessuno sta parlando.
I dati sono fondamentali. Ma da soli non bastano.
Il mio approccio è fortemente data-driven.
Credo che ogni decisione importante debba poggiare su evidenze e informazioni verificabili.
I dati permettono di comprendere cosa sta accadendo.
Aiutano a individuare trend, criticità e opportunità.
Rendono più trasparente il processo decisionale.
Ma i dati, da soli, non spiegano tutto.
Non raccontano le motivazioni che guidano i comportamenti.
Non spiegano le relazioni.
Non descrivono la cultura organizzativa.
Per questo motivo l’analisi quantitativa deve sempre essere accompagnata dall’ascolto.
È dall’incontro tra dati e osservazione che nasce una comprensione realmente utile al cambiamento.
La resistenza al cambiamento è spesso un sintomo
Una delle frasi più ricorrenti all’interno delle organizzazioni è:
“Le persone resistono al cambiamento.”
Con il tempo ho imparato che raramente il problema è il cambiamento stesso.
Molto più spesso le persone resistono quando non comprendono il significato del progetto, non percepiscono il valore del proprio contributo oppure non si sentono realmente coinvolte.
Durante i primi briefing alcuni collaboratori arrivavano in ritardo.
Altri rimandavano.
Qualcuno dichiarava apertamente di avere altre priorità.
La reazione più semplice sarebbe stata interpretare questi comportamenti come disinteresse.
La scelta più utile è stata fare una domanda.
“Cosa rende difficile dedicare dieci minuti a questo progetto?”
Dietro quella domanda emergevano carichi di lavoro, aspettative, esperienze precedenti e livelli molto diversi di coinvolgimento.
In altre parole, emergeva il sistema.
Ogni stakeholder interpreta il progetto in modo diverso
Ogni progetto attraversa l’organizzazione seguendo percorsi differenti.
Per qualcuno rappresenta un’opportunità.
Per altri un rischio.
Per altri ancora un’attività aggiuntiva.
È per questo che comunicare non significa trasmettere un messaggio identico a tutti.
Significa costruire modalità diverse di coinvolgimento.
Una lunga e-mail.
Una conversazione davanti a una lavagna.
Un breve confronto su Teams.
Un incontro informale.
La comunicazione efficace non dipende dalla quantità di informazioni.
Dipende dalla capacità di raggiungere il destinatario nel modo più adatto.
Le riunioni servono a comprendere, non soltanto a decidere
Le riunioni più efficaci che ho vissuto avevano un elemento comune.
Le persone si sentivano ascoltate.
Quando questo accade emergono informazioni che normalmente rimangono invisibili.
Processi costruiti anni prima.
Attività ridondanti.
Problemi mai affrontati.
Rischi conosciuti da tutti ma raramente discussi.
È proprio in questi momenti che il Project Management smette di essere soltanto pianificazione e diventa uno strumento di facilitazione organizzativa.
Alla conclusione di molti incontri pongo sempre la stessa domanda.
“Come avete vissuto questa riunione?”
Può sembrare una domanda semplice.
In realtà misura uno degli asset più preziosi di qualsiasi organizzazione.
Il tempo delle persone.
Coordinare il cambiamento significa creare valore
Nel progetto che stavo seguendo il problema appariva chiaro.
L’azienda cresceva.
Il fatturato aumentava.
I margini, invece, faticavano a seguire la stessa traiettoria.
La soluzione non consisteva nell’introdurre nuovi strumenti.
Consisteva nel rendere più efficaci quelli già esistenti.
Semplificare i processi.
Favorire il coordinamento.
Ridurre le attività che non generavano valore.
Integrare pratiche consolidate con framework riconosciuti di Project Management.
Il vero obiettivo non era fare di più.
Era permettere all’organizzazione di lavorare meglio.
L’Insight
Ogni volta che entro in una nuova organizzazione mi ricordo la stessa cosa.
Le aziende non cambiano perché introducono un nuovo processo.
Cambiano quando comprendono il funzionamento del proprio sistema e iniziano a coordinare il cambiamento in modo consapevole.
Per questo il Project Management, oggi, non può essere interpretato soltanto come pianificazione di attività.
È una disciplina che aiuta le organizzazioni a leggere la complessità, creare connessioni tra persone, dati e decisioni e trasformare il cambiamento in valore.
Perché ogni progetto è, prima di tutto, un sistema di relazioni.
Project Thinking Lens
Domanda
Perché molti progetti di cambiamento incontrano difficoltà fin dalle prime fasi?
Pattern osservato
La complessità organizzativa viene spesso affrontata intervenendo sui processi prima ancora di aver compreso il sistema che li genera.
Insight
Le organizzazioni non cambiano quando modificano un processo.
Cambiano quando imparano a comprendere il proprio funzionamento.
Lorenzo Riccioli
Founder — Project Thinking Lab
Comprendere i sistemi. Coordinare il cambiamento.
PTL-I-001
Tag: Change Management, Data Driven, Governance, Innovazione, Leadership, Organizzazioni, Processi, Project Management, Project Thinking Lab, Stakeholder